Evaluasi Implementasi Modul SAP Material Management (MM) Untuk Pengadaan Material Menggunakan Process Mining

Abstrak

Pengadaan material memegang peran penting dalam terselenggaranya proses bisnis di perusahaan. Proses pengadaan material yang perusahaan lakukan biasanya ditunjang dengan fasilitas sistem informasi terintegrasi ERP seperti SAP. Khusus untuk proses procurement perusahaan menggunakan e-procurement dan SAP Material Management modul. Adanya durasi lead time yang cukup lama mengenai sampainya dari beberapa material tertentu yang dibutuhkan pabrik pada proses pengadaannya. Karena itu perlu dilakukan evaluasi terhadap proses pengadaan material pada implementasi SAP ERP yang sudah ada. Evaluasi akan dilakukan dengan pendekatan kuantitatif. Gambaran tentang bagaimana proses pengadaan material dilakukan setelah penerapan SAP diukur performance-nya dari frekuensi case dan durasi lead time. Selanjutnya ditentukan atribut data pada event log apa saja yang dibutuhkan pada penelitian dan dilanjutkan dengan ekstraksi event log. Event log kemudian akan diolah dengan tools process mining tertentu. Keluaran dari proses ini adalah model proses bisnis pengadaan yang sesungguhnya dijalankan dan terekam pada modul SAP MM. Dari hasil process mining, tidak ditemukan ketidaksesuain dan kesenjangan mayor pada proses berdasarkan prosedural pengadaan yang ditetapkan. Namun, dapat ditemukan waktu tunggu yang lama setelah create PR Doc menuju RFQ Date, rata-rata waktu mencapai 173 hari hingga PO delivery. Selain itu, ditemukan terdapat sedikit bottleneck pada waktu tertentu dimana adanya aktifitas dan case sangat banyak yang perlu ditangani oleh para user.  Penelitian ini memberikan analisa sebab akibat penyebab permasalahan tersebut baik dari hasil process mining dan kuesioner yang didapat. Perusahaan sebaiknya membuat kebijakan target waktu pengadaan dan menetapkan prosedur RFQ, pemilihan vendor yang lebih efektif sehingga dapat mempersingkat waktu proses pengadaan ini.